רוצים לשדרג את האירוע? אתם צריכים לקרוא את זה

הפקת אירוע מוצלח היא מלחיצה מאוד, גם עבור המקצוענים המנוסים ביותר בתחום. אף פעם אין מספיק שעות ביום כדי לסיים את התכנון, ומשהו תמיד ישתבש שם. מה אפשר לעשות כדי להפיק אירוע טוב יותר ולא להילחץ כל כך?

כדי להפיק אירוע מוצלח, חשוב לדאוג קודם כל שהכול ״ידפוק״ היטב, וכלום לא ישתבש. בין אם מדובר באירועים עסקיים סולידיים, או באירוע עם אטרקציות לבר מצווה – שדרוג האירוע ינבע מעצם הארגון המדוקדק ומתשומת הלב שתקדישו לכול אחד מהפרטים שאמורים לתרום לחוויית משתתף נהדרת לאורחים שלכם.

טיפ מס׳ 1: לארגן את הזמן ואת סביבת העבודה שלכם

כדי להבטיח ארגון פרודוקטיבי של האירוע, ולא משנה אם אתם מתכננים יום כיף לעובדים או מחפשים אטרקציות לאירועי קדמ (קידום מכירות), התחילו ביצירת הרגלי עבודה יעילים. כך תוכלו להציב את הבסיס הנדרש לתכנון אירוע מוצלח.

הכינו תכנית מפורטת לימים שלפני האירוע, תכננו את זרימת העבודה והשאירו מקום לדברים בלתי צפויים שעלולים לצוף בלי שתהיו מוכנים לכך. מארגנים מקצועיים רבים מספרים שהמחסום הגדול ביותר לפרודוקטיביות אלה כל מיני דרישות שצצות ברגע האחרון. לפיכך:

–       אם אתם מתכננים יום גיבוש לעובדים שיענה על יעדי הארגון שלכם, מומלץ קודם כל ליצור קשר עם חברה המתמקדת בימי גיבוש, ומתכננת הפעלות שיוכלו להשיג את היעדים שקבעתם. למשל: פעילויות שיתמקדו בשיפור עבודת הצוות או בשיפור הפריון.

יום גיבוש שכזה יכול להציע אתגרים מגבשים בחיק הטבע, עם תחנות משעשעות שיאפשרו למשתתפים לעבור את המשימה בהצלחה רק אם חברי הצוות יפעלו יחדיו בשיתוף פעולה.

–       אם אתם מתכננים בר מצווה לילדכם, התחילו להתעניין באטרקציות לאירועים שישדרגו את האירוע שלכם, כמו:

o      אפקטים מדהימים (עשן, קצף, בועות סבון, קונפטי)

o      מבוך לייזר שיהיה אתגר משעשע לכול האורחים, מקטן ועד גדול

טיפ מס׳ 2: הציבו לעצמכם יעדים ברורים ובני השגה

בחרו לעצמכם יעדים ברורים שניתנים להשגה, ותכננו את האירוע כך שתצליחו להשיג את היעדים שהצבתם. לדוגמה, אם החלטתם שבאירוע בת המצווה, הילדה תוכל להביע את כישורי השירה הנפלאים שלה, הזמינו עמדת קריוקי הכוללת את כל הציוד הנדרש לעריכת מסיבת קריוקי עליזה ובלתי נשכחת שתזמין אל המיקרופון את הבת, חברותיה וכול שאר האורחים שאוהבים לשיר.

טיפ מס׳ 3: בחרו במיקום אמין

מיקום האירוע שלכם יכול לתרום להצלחת האירוע או לכישלונו. אולי אתם מחפשים מקום מיוחד שייצור חוויה יוצאת דופן, אבל אתם גם רוצים להבטיח שהמקום יהיה בטוח ואמין. מקום שיספק לכם מקומות ישיבה (אם נדרש), קייטרינג טעים ואפילו בר מתוקים לאירועים, אם זה מה שהבטחתם לבר המצווה שלכם. מקום שמספק לכם את רוב הצרכים, יוריד נטל רב מרשימת המשימות שלכם.

חוץ מזה, בדקו אם האירוע שלכם יכלול שימוש בטכנולוגיות כמו הפעלת מחשבים עם תקשורת Wi-Fi. אם כן, בחרו במיקום שבו קיימות האפשרויות הטכנולוגיות הללו, וכך תוכלו לבחור גם באטרקציות המדליקות ביותר, כמו מראת סלפי או משחקי מציאות מדומה.

אם אתם מחפשים מיקום בחיק הטבע, מומלץ לבחור בחברה המפעילה תחנות מאתגרות בשטח. פעילויות אלה יעלו את מצב הרוח, יעסיקו וישלהבו את האורחים שלכם ויהוו תשובה מתאימה לצרכי האירוע שלכם.

אין ספק שפעילות בחוץ היא אחת הדרכים הישירות להשגת אירוע משודרג ולהענקת חוויה יוצאת דופן ובלתי נשכחת לאורחים שלכם.

טיפ מס׳ 4: לבדוק לעומק את החוזים עם ספקי האירוע

ככול שיהיה בידיכם מידע רב יותר על החוזה הראשוני ביניכם לבין ספקי האירוע, כך תפחיתו את הסיכוי לאי הבנות או למניפולציות. זה אולי מייגע לקרוא את האותיות הקטנות, אבל זה יכול לחסוך לכם זמן וכאבי ראש בטווח הארוך. לכן:

–       בקשו הצעות מחיר מלאות

–       בקשו הערכת מספר המשתתפים האפשרי לפעילויות השונות ולקייטרינג

–       בדקו אם הצעות אלה כוללות מע״מ או לא, ובדקו כל חיובים נסתרים אחרים

טיפ מס׳ 5: צמצמו את השינויים של הרגע האחרון

אחד הדברים הבסיסיים שישדרגו את האירוע שלכם, הוא תזמון נכון של כל מרכיבי האירוע והצגת הציפיות שלכם בפני כל אחד מהספקים, כולל נקודות זמן לביצוע שינויים.

למשל, אם הזמנתם מגנטים לאירועים, חשוב להבטיח שהספק לא ייסוג ברגע האחרון וישאיר אתכם ללא המתנה שהתכוונתם להעניק לאורחים שלכם. כדי להימנע ממפחי נפש כאלה, הזמינו את האטרקציות מחברה אמינה שמבטיחה עמידה בתנאים ושקט נפשי.

אמנם, בחיים אי אפשר להימנע לחלוטין משינויים של הרגע האחרון, אבל אתם בהחלט יכולים להכין את עצמכם כך שלא תפגעו יותר מדי כשאלה יופיעו בלי הודעה מוקדמת.

טיפ מס׳ 6: לבחור את האטרקציות המתאימות לאירוע שלכם

אם אתם נעזרים בחברה לעריכת הפעילויות באירוע, נראה שכול האטרקציות כבר יהיו built-in בהפעלות שתקבלו. כלומר, בין אם מדובר בפעילות בסגנון המרוץ למיליון, בטיולי טרקטורונים או בשייט בים – אתם פטורים מהזמנת אטרקציות נוספות.

אבל אם אתם מפיקים אירוע במקום שמציע לכם רק את הצרכים הבסיסיים (תקליטן, קייטרינג, צלם וכו׳), תוכלו לפנות לחברה אמינה המציעה מגוון של אטרקציות, כמו מתנפחים לאירועים ארגוניים או משפחתיים.