מאז ומתמיד כנסים מקצועיים היו חלק משמעותי ומרכזי בארגונים וחברות. כנסים מלשון התכנסות, אפשרו לרכז את העובדים ולהעביר להם תוכן מסוים. כנסים מקצועיים מתקיימים לעיתים קרובות ומשלבים בין תכנים מקצועיים וחידושים לתכני העשרה ופנאי. למשל – חזון חדש לחברה, מוצר חדש או רפורמה, המשולבים ביחד עם מופע סטנדאפ, תחרות בין העובדים או ארוחת ערב ומופע שירה. השילוב הזה נחשב לשילוב מנצח, כיוון שהוא מצליח לנתק את העובדים משגרת היום-יום במשרד או בשטח ועדיין להעביר להם את מה שאנחנו מבקשים. ודווקא בגלל זה – הפקה של כנס מוצלח שמשיג את שני המטרות – התגבשות והנאה לצד התפתחות מקצועית – היא דבר מאתגר.
טיפים להפקת כנס מוצלח
לפניכם מספר טיפים חשובים להפקה של כנס מוצלח!
- הגדרת מטרה לכנס – הגדירו את מטרת הכנס, את קהל היעד ומהו המדד שלכם להצלחתו. גם אם מדובר בכנס שכל כולו העשרה, פנאי וכיף לעובדים – הציבו לעצמכם יעדים אותם תוכלו למדוד לצורך שיפור לקראת הפקת הכנס הבא.
- בניית תקציב – הגדירו תקציב גג לכנס, הכולל הכול כולל הכול – אוכל ושתיה, אמן אורח, הגברה, השכרת מקום, אמצעי שיווק, הסעות אם יש צורך וכדומה.
- בחרו מועד ומיקום לכנס – בבחירה של מועד, בחרו ביום נוח עבור העובדים שלכם. בדרך כלל, ימי חמישי הם ימים נוחים כי אין למחרת עבודה, אך מצד שני יש מי שדווקא יום חמישי הוא יום עמוס עבורו בהכנות לשבת.
- בחירת מתווה הכנס – האם הכנס יועבר במבנה של הרצאות, או דווקא קבוצת דיון? כמו כן, יש לבחור את התכנים, הן המקצועיים והן העשרתיים, בהתאם לקהל היעד שלכם ותחומי העניין שלו (מתווה כנס לעובדים, למשל, יהיה שונה ממתווה כנס לעובדים ובני זוגם).
- גיוס דוברים / מרצים לאירועים – החלק המרכזי והחשוב ביותר בכנס הוא ההרצאה. היא יכולה לעסוק בנושאי העשרה מפוליטיקה, דרך נומרולוגיה ועד כלכלה ועסקים. על-מנת לבחור נכונה את המרצה לכנס שלכם וודאו מה הוותק שלו בהנחיית כנסים ומה הידע המקצועי שלו. חשוב שהמרצה יפגין ידע מקצועי מוכח בתחום ההרצאה שהוא מתעתד להעביר.
- שיווק הכנס – חשבו באילו אמצעים הכנס ישווק. ככל שמדובר בחברה גדולה כך יש צורך באמצעים גדולים ורציניים יותר חוץ מפרסום במייל. בנוסף, ככל שהפרסום גדול ומגניב כך העובדים נכנסים לאווירה החגיגית והמיוחדת. למשל: פוסטרים גדולים בנקודות שונות בבניין בו עובדים ופלאיירים.
- ניהול לוגיסטיקה – לא מומלץ להיות ריכוזיים, כדי למנוע מצב בו אתם מפספסים מטלות. כדאי למנות צוות אחראי שמתחלק במטלות. בכלל זה, אל תשכחו לנהל את הספקים החיצוניים שלכם, בין אם מדובר בספקי תוכן, ספקי אוכל, ספקי הגברה ותאורה ועוד.
- השגת נותני חסות – אם אתם חברה גדולה, תוכלו לקבל חסות. חסות משמעותה שחברה כלשהי מממנת לכם את האירוע או חלקו, ובתמורה לכך הלוגו והמוצרים שלה יופיעו בכנס (כמעט בכל פינה). ככל שהחברה שלכם מפורסמת ויש סביבה "הילה", כך יהיה לכם קל יותר להשיג חסות גם מחברות גדולות.
האם כנסי חברה הם בהכרח משעממים?
קיימת תפיסה לפיה כנסים גדולים הם משעממים. האמת היא שזה תלוי ממש בכם. אמנם כנסים קטנים מאפשרים אינטימיות גדולה יותר, אך גם כנס גדול יכול להיות מעניין ומלווה בהומור, צחוק והתגבשות. דווקא ככל שמספר המשתתפים הוא גדול, כך כדאי לשלב אטרקציה "משחררת" כלשהי כדי לשמור את האנשים "בעניינים" ולאפשר להם ליהנות ולהרגיש קרבה על אף מספרם הגדול. אטרקציות אפשריות לשילוב בכנסים הן: הופעת סטנד-אפ, הופעה של אמן חושים, הופעה של זמר או מוזיקאי או סנדאות שונות.
