ארגון כנסים עסקיים – המדריך המלא

בשעה טובה הוטל עליכם לארגן אירוע עסקי. ברור לכם ששילוב אטרקציות מדליקות שירגשו את המשתתפים הוא אבן היסוד באירוע שלכם, אחרי הכול אין כמו אפקטים מלהיבים וגימיקים מפתיעים כדי להוסיף נופך משעשע גם לאירוע הרציני ביותר. אבל בשלב הנוכחי עדיין אין לכם מושג איך בכלל להתחיל לארגן את האירוע הזה ואתם די לחוצים. אל דאגה, אנחנו כאן כדי לעזור.

הפקת אירועים עסקיים לא אמורה להיות מלחיצה. אמנם יש המון דברים שמעורבים בתכנון, וחשוב לוודא שהכל יפעל כשורה ושלא תשכחו דבר, כמו לבחור מזכרות לאירוע או למשתתפים באירוע. תמיד חשוב שתזכרו את הדברים החיוניים ביותר. הכינו לעצמכם צ׳ק ליסט שיעזור לכם לדעת מהו סדר העדיפויות שקבעתם ועל פיו יהיה עליכם לפעול ככול שמועד האירוע ילך ויתקרב.

אתם יכולים להחליט להשתמש בשירותיה של חברה שמתמחה בהפקת כנסים, ולשחרר את עצמכם מעול זה. ואם לא, מדריך זה להפקת כנסים יסייע לכם לקחת בחשבון את הגורמים החיוניים ביותר ולהרגיש הרבה יותר נינוחים כאשר תתחילו לתכנן את היום הגדול.

  1. מקום האירוע

הקפידו לבחור במקום מרווח המאפשר שפע של מקום לכל המשתתפים בכנס העסקי שלכם. אין דבר מייגע ומתסכל יותר מאשר דחיסת אנשים רבים לתוך חלל מוגבל.

גם הדוברים בכנס אשר אמורים לשאת דברים במהלכו, ירגישו הרבה פחות לחוצים אם האולם לא יהיה דחוס מדי באנשים. חלל מספיק רחב חיוני גם כאשר אתם רוצים להוסיף בו שולחנות וכיסאות, פודיום למרצה, מקרן תקרה ומסך. אם תמפו את המקום מראש תחסכו לעצמכם טרחה רבה ביום האירוע עצמו.

אם אתם מתכננים לשלב אטרקציות שונות באירוע, שישמשו כרגעי הרפיה וכיף למשתתפים, חשוב לבחון שיש לכם מספיק מרחב כדי לעשות זאת.

  1. תחבורה ציבורית

וודאו שהכנס מתקיים באזור שקל להגיע אליו לא רק ברכבים פרטיים אלא גם בתחבורה ציבורית. ובכול מקרה הקפידו לבחור במקום שמציע שירותי חניה הולמים. אם אנשים לא יוכלו למצוא מקום חניה, ויצטרכו להסתובב שעות ברכבם ולבסוף לחנות רחוק ממקום האירוע, הם עלולים לחוש תסכול ואפילו להפסיד את תחילתו של הכנס אליו הוזמנו.

  1. חיבור WiFi

היום ה- WiFiהוא מה שנקרא, must have. חיבור אינטרנטי נכון המציע מהירות ואמינות, מאפשר לנוכחים להישאר מחוברים, ולמצגות להופיע על המסך בצורה חלקה ללא כל הפרעות מביכות. איבוד החיבור לאינטרנט באמצע הצגת מצגת עוצמתית, עלול להשיח את דעתם של הנוכחים מהנושא העיקרי.

  1. ציוד אור קולי

בדקו אם האולם מציע מיקרופון, מגברים ומקרן, כי ללא מכשירים אלה הדוברים ייאלצו להיאבק כאשר ינסו לתקשר עם הקהל שהגיע לכנס. מומלץ לבחור במסך גדול כך שכולם יוכלו לראות בבירור את מה שמוצג עליו, ולוודא שהתאורה עמומה מספיק כדי שכולם יוכלו לראות את המצגת או את סרטון הוידיאו בנוחות מקסימלית.

רוב אתרי הכינוסים המודרניים, מציעים את ההתקנים הללו כשהם כבר מובנים באולם עצמו.

  1. מיזוג אוויר

בכול עונה, אבל בעיקר במהלך הקיץ החם והלח וודאו שמקום הכנס שלכם מציע מיזוג אוויר שיספק בהתמדה אוויר צח, במיוחד אם החדר אמור להיות מלא מפה לפה. ככול שמספר גדול יותר של אנשים מתכנסים באולם, כך יש צורך בעוצמת מזגן חזקה יותר. קחו בחשבון שאנשים עלולים להיות עצבניים מאוד כשהטמפרטורה חמה מדי, קרה מדי ובוודאי כשהאוויר לח מדי. אף אחד לא רוצה לשבת ליד מישהו שמזיע או שלא נוח לו.

  1. קייטרינג וכיבוד

אם אתם מתכננים כינוס שיתפרש על פני יום שלם, קחו בחשבון שתצטרכו לספק ארוחת צהריים עם מגוון רחב של חטיפים, שתייה וכיבוד. זה רעיון טוב לחלק חטיפים על השולחנות בחלקו האחורי של החדר. זה ייתן לאנשים, שבא להם לקום קצת ולהסתובב, הזדמנות לקום ולנוע מבלי לצאת החוצה מהחדר. כך הם יוכלו להמשיך להקשיב להרצאה או להתבונן במצגת, מבלי להפסיד דבר.

אל תשכחו לוודא שיש מי שתיה באולם שיספיקו לכול המשתתפים לאורך כל שעות האירוע עצמו.

  1. מזכרת למשתתפים

מזכרות לאירועים הם שי שכיף לתת ולקבל. לבחור במתנה אישית משלכם, פריטים ייחודיים וממותגים אשר יאפשרו לכל אחד מהמשתתפים להרגיש עד כמה הם חשובים לכם. דוגמאות למתנות שכאלה: אריזת מתכת מלאה בסוכריות או מזוודת משחקים של פעם.

 

אולי יעניין אתכם גם?

WhatsApp chat