אירוע אמור ליצור רגעים בלתי נשכחים. באותו יום מיוחד, כל פרט ופרט הוא חשוב. מסיבה זו חשוב להעניק המון תשומת לב לכול היבטי ההכנה, כלומר, לאולם, לתאורה, למוסיקה, לצבעים, לאטרקציות ועוד.
כאשר חושבים על אירוע בלתי נשכח, אחד הדברים שיכולים לסייע לכם הן המזכרות לאירועים שיקבלו המשתתפים באירוע שלכם.
תוכלו לבחור בפריטים ממותגים בעיצוב אישי כמתנות לאורחים שלכם. לדוגמה, אריזת מתכת אישית, צנצנת משגעת או חמסה מעוצבת בעבודת יד במארז יוקרתי.
מתנות לאירועים הם האמצעי להמשיך את האירוע בזיכרונם של האורחים, ימים ארוכים לאחר שזה הסתיים.
חוויה טובה היא בסיס טוב לתכנון האירוע, אבל מידע נוסף אף פעם לא הזיק. הנה כמה טיפים חשובים שיעזרו לכם להפוך את האירוע שלכם לעוד יותר מדהים מכפי שציפיתם.
ליצור באז סביב האירוע שלכם
כדי להרשים את הנוכחים באירוע וליצור חוויה בלתי נשכחת, הכול צריך להיות ברמה הגבוהה ביותר, לא רק ביום האירוע עצמו, אלא גם לפני ואחרי שהאירוע מתקיים. אתם יכולים לבחור באולם הכי שווה בעיר, אבל אם לא תיצרו תוכן באיכות גבוהה כדי לקדם את האירוע שלכם, אנשים לא ירגישו שהם חייבים להיות ברשימת המוזמנים שלכם.
לאחר בחירת המקום, התאריך, האוכל, הקוקטיילים והאטרקציות באירוע, מגיע הרגע שבו יש להתחיל ליצור באז סביב האירוע באמצעות המדיה החברתית. היום, כ-88% מהמשווקים משתמשים בערוצי המדיה החברתית כדי להגביר את המודעות לאירוע שלהם, לפני שהוא בכלל מתרחש.
כדי להפיק את המרב מהמאמצים שלכם, צרו פוסטים בבלוג על האירוע, ארגנו דיונים בטוויטר, וצרו אירועים בפייסבוק. זה יעזור, לא רק ליצור מעורבות בקרב משתתפי האירוע, אלא גם בלכידת תשומת הלב של נרשמים חדשים.
הרושם הראשוני קובע
״אין הזדמנות שניה לרושם ראשוני״. מביני עניין אומרים שנדרשות רק 7 שניות כדי לעשות רושם טוב. אנשי עסקים שפוגשים אתכם לראשונה יחליטו על הדברים הבאים בתוך שניות:
- רמת האמינות
- הסטטוס שלכם
- רמת האינטליגנציה
- עד כמה אתם מצליחים
לפני שהאירוע מתחיל, חשוב שתייעדו אנשי צוות שיקבלו את פני האורחים. בדרך כלל נדרש אדם אחד עבור 100 אורחים. קבלת פנים חמה ויחס של אכפתיות מצד הצוות שלכם, הם משמעותיים מאוד.
בנוסף, חשוב להתייחס לביגוד של אנשי הצוות, ולהתאים אותו לנושא האירוע שלכם. הביגוד גם יעזור לאורחים לזהות אותם כאנשי הצוות.
לבחור את המארח המושלם
תפקידו של המארח משמעותי ביותר. הוא אמור לשאת באחריות לעצב את מצב הרוח הנכון של האורחים שלכם, לשעשע, לסקרן ולענג אותם. כמו כן, בידיו הכוח לכוון את קהל המשתתפים, כך שהאירוע ישיג את מטרותיו.
המארח עלול לא להצליח ללכוד את תשומת לב הקהל, ליצור מצב רוח לא נכון, ובסופו של דבר לספק חוויה ירודה שתהיה קשורה לנצח עם האירוע שלכם. לכן, חשוב לבחור במארח אשר יוכל לנהל את האירוע שלכם בהתאם לנושא ולקהל היעד. בחירת מארח טוב מצריכה זמן ומחקר, אבל זה צעד חיוני שמומלץ לא לוותר עליו.
- להגדיר את האווירה בעזרת תאורה, צבעים, מוסיקה ואטרקציות
- תאורה: כדי ליצור את מצב הרוח המושלם לאירוע שלכם, אתם צריכים להשתמש היטב בתאורה. על פי מספר מחקרים, אור בהיר מגביר את התגובה הרגשית של אנשים לסוגים שונים של גירוי. אירוע שמאופיין כמסיבה או כטקס להענקת פרסים, צריך להיות מואר בבהירות רבה מאוד.
תאורה נכונה מסייעת לאנשים לצלם תמונות איכותיות. אחרי הכול אתם רוצים שהאורחים ישתפו במדיה החברתית תמונות שצילמו באירוע שלכם, גם כדי להגביר את המודעות למותג שלכם. אז למה לא לעזור להם להשיג את התמונות הטובות ביותר?
- צבעים: צבעים הם סוג של תקשורת לא מילולית. בחירה בצבע הנכון יכולה להשפיע על מצב הרוח של משתתפי האירוע.
- צבע אדום מתאים למסיבה כי הוא קשור לכוח, חום, אנרגיה והתרגשות.
- צבע כחול מתאים לכנס עסקי כי הוא מבטא אינטליגנציה, אמון, יעילות, לוגיקה ותקשורת.
- צבע צהוב מתאים יותר לאירוע אומנותי, כי הוא מייצג כוח רגשי, ידידות ויצירתיות.
- וצבע ירוק, מתאים כמובן לאירוע סביבתי, כי הוא קשור להרמוניה, למנוחה, לשלום, ולמודעות סביבתית.
- מוסיקה: הבחירה תלויה בסוג האירוע שלכם. אבל חשוב לוודא שהמוסיקה תתאים לנושא האירוע ולקהל המשתתף בו.
- אטרקציות: החל ממתנפחים לאירועים וכלה במגנטים – הבחירה באטרקציות לאירוע שלכם תלויה במצב הרוח שאתם רוצים להשיג, האם השתוללות חסרת רסן או מאופקות ואלגנטיות.
