במידה ואתם מתכננים אירועי עסקי על מנת להשיק מוצר או שירות חדש או שאתם מתכננים אירוע חברה לכל העובדים שלכם, עליכם לדעת שאתם צריכים להפיק את האירוע בצורה הנכונה והטובה ביותר. אז איך תדעו שאתם עושים את ההפקה כמו שצריך? המשיכו בקריאת המאמר ותוכלו לקבל טיפים וכמו כן לדעת באילו פרמטרים להתחשב. כך אנחנו מבטיחים לכם, שיהיה לכם אירוע מוצלח שכולם ידברו עליו לחיוב.
להגדיר את הצרכים ואת המטרות של האירוע
תהליך תכנון נכון מתחיל קודם כל בהגדרת הצרכים והמטרות. המטרות של האירוע יכולות להיות שונות. לדוגמה, מטרה אחת יכולה להיות גיבוש של צוות העובדים במידה ומדובר על אירוע חברה שמיועד עבורם ואילו מטרה אחרת, יכולה להיות קשורה למשיכת לקוחות פוטנציאליים על מנת להציג מוצר או שירות חדש שלכם. אגב, כאן יש לשים לב, שיש להבדיל בין אירוע חברה לעובדים שהינו אירוע חוויתי לאירוע עסקי שמטרתו כמה שיותר פרסום ושיווק. ככל שתגדירו טוב יותר את האירוע, כך תוכלו לדעת כיצד להתכונן אליו, איך לתכנן אותו ואיך להפיק אותו.
מקומות לקיום האירוע
כיום יש לא מעט מקומות בהם ניתן לעשות אירועים עסקיים או אירועי גיבוש וחברה. עליכם לבדוק מספר מקומות ולהחליט על המקום שהכי מתאים עבורכם. כאשר אתם מבצעים את הבדיקות הללו, מומלץ להתחשב בפרמטרים הבאים:
- -ש לבחור מקום שיהיה נגיש וקל לאתר לאותו. כזה שהגישה אליו תהיה נוחה. כמו כן, חשוב שלא לבחור במקומות מבודדים. רצוי גם לצרף מפה קטנה הכוללת את כתובת המקום, כך יהיה אפשר למצוא את המקום בקלות.
- יש עדיפות בבחירת מקום עם חנייה צמודה. הרי זה ברור שרוב המשתתפים שלכם יגיעו עם הרכב הפרטי. על כן, מומלץ שתהיה חנייה פרטית למקום וכמו כן גם אם אין חנייה פרטית, שתהיה חנייה ציבורית בקרבתו.
- יש לבדוק גם לגבי המיקום הגאוגרפי של המקום. אם רוב המשתתפים שלכם מגיעים מאזור המרכז, אז ברור שכדאי לבחור מקום הממוקם במרכז. לחילופין, אם רוב המשתתפים מהצפון, אז יש להימנע מבחירת מקום במרכז ואז יש לבחור מקום מתאים בצפון.
- יש גם להתחשב בגודל המקום. על כן, כדאי לענות על הפרמטר הזה, לאחר שיש בידיכם את כמות המשתתפים שתהיה באירוע. כך תוכלו לחפש את המקום המתאים.
להפתיע את המשתתפים
אם מדובר על אירוע גיבוש וחברה לעובדים שלכם, אז אפשר לחלק כל מיני מתנות קטנות ושימושיות. אם מדובר על אירוע השקה שאליו מוזמנים משתתפים שאינם העובדים שלכם, אז אפשר לחלק מתנות שיווקיות יותר כמו מוצרי פרסום שונים, בהם: דיסק און קי, כובעים, חולצות, עטים וכו'. הקפידו שבמוצרים באלה יופיעו שם העסק שלכם וכמו כן פרטים ליצירת קשר. בזכות אותם מוצרי פרסום, המשתתפים יזכרו אתכם ואולי אף יהפכו ללקוחות שלכם עם הזמן.
להפיק את האירוע עם אנשי מקצוע המתמחים בתחום
אם אתם מוכנים לקחת את המשימה של הפקת האירוע על עצמכם, קחו בחשבון שבהתחלה התהליך יהיה מאתגר עבורכם. מה שכן, עם הזמן, אתם תראו שיהיה לכם קל יותר להפיק אירועים כאלה. מנגד, אם אתם לא מצליחים להפיק את האירוע בעצמכם מפאת זמן, תוכלו לפנות לחברות המתמחות בהפקת אירועים עסקיים. לפני שאתם בוחרים חברה שתפיק את האירוע שלכם, מומלץ מאוד לעשות סקר שוק ולבדוק פרמטרים כמו, עלות השירות, מה כולל השירות, מקצועיות החברה וכמו כן חשוב גם לקרוא חוות דעת ואם אפשר לדבר עם לקוחות של החברות הללו. לאחר מכן, תוכלו להחליט בראש שקט באיזו חברה לבחור. שיהיה בהצלחה!
אולי יעני
