לא נגזים אם נאמר שלמרות כל התכנון וההשקעה המוקדשים להפקת אירועים ארגוניים מוצלחים, אנשים רבים מגלגלים עיניים כשהם מוזמנים לאירועים שכאלה. פטפוטי הסרק עם אנשים שהם בקושי מכירים, העפת המבט לעבר תג השם כדי לדעת מי זה בכלל האיש שמדבר אתכם, והעובדה שהאוכל הוא לרוב נדוש ולא מגרה ואין שום אטרקציה מלהיבה – לא עושים יחסי ציבור טובים לאירוע ארגוני.
הגיע הזמן לשנות את כל זה. איך? על ידי הפקת אירועים עסקיים שמתחשב בתחושות הללו, ובוחרת שף פרטי מקצועי שיציע ארוחת גורמה, ואטרקציות לאירועים שיעלו את המורל של האורחים (כמו: קריוקי מלהיב ושולחנות משחק מרתקים ועד לעמדות מולטימדיה ואפקטים של מציאות מדומה שמפוצצים את המוח). לפעמים, די בשני גורמים אלה כדי להפוך את החגיגה לבלתי נשכחת.
כמה מילים על תכנון הקייטרינג
אחד הדברים העיקריים שיש לתכנן לקראת אירוע אלה המזון והמשקאות. לא משנה גודלו של קהל המוזמנים, תמיד חשוב להשקיע תכנון והכנה רבה כדי להציע לאורחים ארוחה איכותית. אם תצליחו להבטיח שבאירוע שלכם יהיה מספיק אוכל טעים לכולם, כבר הצלחתם בגדול.
יש הרבה דברים שצריך לשקול בעת ארגון הכיבוד. לכן, שכירת שירותי קייטרינג היא הדרך החסכונית והטובה ביותר לתכנון ארוחה ראויה. הפקדת הכנת המזון בידי שירות מקצועי ושף מיומן, מבטיחה שכל ההיבטים הקשורים לאוכל, יכוסו.
יחד עם זאת, תכנון של תפריט המיועד למספר קטן של אנשים, שונה בהרבה מתכנון של תפריט המיועד לאירוע גדול. לכן, לפני שתחליטו על התפריט, אתם צריכים לדעת בדיוק מהו סוג האירוע ומי יהיו נוכחים בו. כך תוכלו להבטיח שבחרתם בתפריט המתאים.
הנה חמישה טיפים שכדאי לשקול לפני שאתם שוכרים את שירות הקייטרינג:
- גודל הקהל שמוזמן לאירוע
ידיעת המספר המדויק של האנשים שישתתפו באירוע החברה, היא חלק חשוב מתכנון התפריט. מעט מדי מזון יכול להרוס את החגיגה וליצור מתח מיותר, בעוד שהכנת מזון רב מדי היא סתם בזבוז מיותר. נציג הקייטרינג יעזור לכם לקבוע כמה מנות תצטרכו כדי להאכיל את כל המשתתפים באירוע שלכם.
- תקציב האירוע
לפני שתחליטו על סוג המזון שתרצו להזמין לאירוע שלכם, חשוב שתגדירו את תקציב האירוע כולו ואת הסכום המוקצב לקייטרינג. הארוחה יכולה להיות אחד המרכיבים היקרים ביותר בתקציב האירוע. לכן, לפני שתבחרו את סוג מנות האוכל שיוגשו באירוע שלכם, חיוני להבין תחילה מהו סכום הכסף שעומד לרשותכם למימן המזונות וכלי האוכל.
- סוגי המזונות וצורת הגשת הארוחה
לאחר שהחלטתם איזה סוג של אירוע אתם רוצים לקיים ומי ישתתף בו, תוכלו לבחון את סוג התפריט המתאים ביותר לאירוע שלכם.
יש אירועים שבהם מתאים יותר להכין מגשי מתאבנים, ויש אירועים שבהם מתאימה ארוחה המוגשת לשולחנות, ובמקרה זה צריך להכין מספר מנות, כמקובל. אפשרויות הגשה אחרות כוללות: מזנון בהגשה עצמית או ברביקיו.
שאלות שמומלץ לברר לקראת ההחלטה על סוג המזון וצורת ההגשה הן:
- האם האירוע שלכם הוא אירוע מזדמן, אירוע רשמי או אירוע עם ילדים?
- האם האירוע שלכם יתקיים בבוקר, בצהריים או בערב?
לשאלות אלה יש חשיבות בקביעת סוג הארוחה שיוגש למוזמנים.
- התפריט המתאים לאירוע שלכם
כדי להחליט מה יהיה התפריט המתאים לאירוע שלכם, עליכם לתת את הדעת על:
- אפיון קהל המשתתפים מבחינת הגיל
- גובה התקציב
- סוג הארוחה
- שעת הארוחה
שיקולים אחרים כוללים גם הגבלות תזונה שונות, או בחירות הקשורות לסגנון חיים. אנשים רבים מקפידים היום על מגבלות תזונתיים שונים בגלל מגוון של סיבות, כגון:
- בריאות
- דת
- תרבות
- סיבות אישיות
אם בין האורחים שלכם יש אנשים שחייבים להקפיד על דיאטה מיוחדת (למשל, מזון חופשי מגלוטן, דיאטה טבעונית או צמחונית), אתם אמורים להתחשב בכך ולכבד את העדפות התזונה שלהם.
- מתקני אחסון
מזון מוכן צריך להיות מאוחסן כראוי במקום בטוח, כך שהאוכל לא יתקלקל.
- מזונות חמים צריכים להישמר במקומות חמים.
- מזונות קרים צריכים להישמר בקירור.
אם האוכל לא יישמר מראש בטמפרטורה הנכונה, האוכל עלול להתקלקל. כדי למנוע סכנה פוטנציאלית זו, עדיף לתת לאנשי המקצוע לטפל במזון, החל מהכנת מנות האוכל וכלה באחסונן עד להגשת הארוחה.
כל אירוע, לא משנה גודל החגיגה או הסיבה להתכנסות, אמור להגיש מזון לאורחים. הארוחה תופסת חלק גדול מתכנון האירוע כולו. שירותי קייטרינג עם שף מקצועי, יכולים להוריד מכם את הלחץ והעומס, ולדאוג לכול נושא ההסעדה באירוע שלכם, על הצד הטוב ביותר.
