מהי הפקת אירוע בכלל?

הפקת אירועים היא ביצוע טכנולוגי ויצירתי של אירוע באמצעות סאונד, תאורה, וידאו, עיצוב ועוד לשליטה על האווירה, מצב הרוח והרגש של המשתתפים. מפיק אירועים יעבוד עם לקוחות (בדרך כלל פגישה עם מתכננים או מנהלי אירועים) כדי לזהות את הרעיון של האירוע, ולאחר מכן לתכנן את הרכיבים הלוגיסטיים והטכניים, כולל אודיו-ויזואלים, ספקים, צוות, ציוד, תקציבים ועוד.

אם אתה חדש בענף האירועים, לעתים קרובות תשמע מילים כמו "תכנון אירועים", "ניהול אירועים", "תיאום אירועים" ו"הפקת אירועים ".

תכנון אירועים הוא על ניהול הפעילויות שקדמו לאירוע שלכם, הכולל בחירת מקומות, קביעת תאריכי האירוע, ניהול תקציבים, קייטרינג ועוד. מצד שני, ניהול אירועים הוא למעשה ניהול פרויקט של אירוע, שעשוי להיות כרוך בהרשמות, ניהול צוות במהלך האירוע, ופתרון כל הסכסוכים שיתעוררו. מתכנני אירועים יוצרים את התוכנית לאירוע, בעוד מנהל אירועים לוקח בעלות על כך שהוא רואה את התוכנית לביצוע ביום האירוע.

תכנון אירועים לעומת ניהול אירועים

הפקת אירועים יכולה לקחת את האירוע שלכם לשלב הבא. במקום להתמקד בתכנון ובניהול פרויקטים, הפקת אירועים מתמקדת בהצגה חיה, בימתית של אירוע. בעבודה עם מגישים, צוותים אורקוליים וספקי טכנולוגיה, צוותי הפקת אירועים מפיקים ומספקים חוויות חיות מדהימות באירוע, מתוך הניסיון הרב שלהם באירועים קודמים.

חברת הפקות אירועים מצליחה היא שותפה המסוגלת להפוך את חזונות לקוחותיהם לתוכנית הפקה מוחשית הניתנת לשיתוף עם ספקי ההפקה, הצוות והמקומות. בעיקרון, הם ממירים את חזון הלקוח למשהו שתעשיית הייצור הגדולה יכולה להבין ולספקו. חברות הפקת אירועים רבות מטפלות כמעט בכל היבטי ההפקה, כך שלקוחותיהן יכולים להתמקד באירוע עצמו.

איזה סוג אירועים חברת הפקות אירועים יכולה להפיק?

חברות הפקת אירועים יכולות להפיק סוגים שונים של אירועים חיים, כולל אירועי חברה, אירועי ספורט חיים ושידורים כדי להפוך את רעיונות לקוחותיהם למציאות.

למשל אם בחרתם להפיק אירוע לייזר טאג במרכז ליום הגיבוש לצוות העובדים שלכם, אז במקום לעמול שעות נוספות בכל יום לאחר העבודה שלכם, תוכלו לשכור חברה שתפיק לכם את אירוע הגיבוש לצוות ואתם פשוט תגיעו ותהנו מחווית הגיבוש שריכזתם.

הפקת אירועים עסקיים

 הפקת אירועי חברה יכולים לנוע בין כנסים ותערוכות ועד לבניית צוותים ואירועי השקת מוצרים. מטרת האירועים הללו נעה בין העלאת המודעות למותג לבין פוטנציאל לרכישת לקוחות חדשים. נוסף על כך, בעולם הארגוני, כולם מדברים על החזר השקעה.

 באותה המידה, הפקת אירועים ארגוניים צריכה לסייע גם בהשגת יעדי ההחזר על ההשקעה. סוכנויות הפקת האירועים הטובות ביותר מבינות זאת ויכולות לעזור ללקוחותיהן להגדיר ולהשיג יעדי החזר ROI לאירועים

טרום הפקה

טרום הפקה היא הצעד הראשון בתהליך הפקת האירוע. זה אמור להתחיל בדרך כלל שלושה חודשים לפני יום האירוע, אך יכול לנוע עד פחות מכמה ימים.

זה מתחיל בהאזנה ללקוח. במהלך כל תהליך הפקת האירוע, צוות ההפקה צריך להיות מסוגל לעזור ללקוח לתכנן היטב את הרעיון, לתאם גרפיקה וסרטונים, לבנות את לוח הזמנים להפקה וליצור תסריט לאירוע.

מכיוון שצוות חברת ההפקה שמתאם את האירוע מהווה בדרך כלל רק כ -10% מהצוות במקום, הזמנת צוות ההופעות שלכם צריכה להתחיל כמעט מיד, חודשיים עד שלושה לפני האירוע במידת האפשר. צוות ההפקה צריך לפנות לטכנאים מוקדם כדי לאשר זמינות ושיעורי יום, כמו גם להזמין נסיעות ולינה. עלויות אלה מסתכמות בתקציב גבוה בדרך כלל, לכן ודא שאתה מוכן ותוכל לתקצב כראוי את ההוצאה הגדולה הזו בחשבונית או בהצעות שלך.